Manual Utilizare > CAP. 2 MENIUL PROGRAMULUI > Emitere > Cum emit o factura
PreviousNext

Cum emit o factura

Completarea unei Facturi

Pentru a emite o factura noua, selectati din meniul programului Emitere - Factura

Client existent

Un client existent poate fi selectat din lista clientilor aflati in Nomenclator clienti. Pe masura ce completati denumirea clientului, programul va sugereaza toti clientii existenti in Nomenclator, a caror denumire se potriveste cu ceea ce scrieti. Alegeti clientul dorit, datele sale vor fi completate automat si nu sunt editabile.

Client nou

CIF/CNP: reprezinta Codul de Identificare Fiscala al firmei client sau Codul numeric personal al persoanei fizice client. Odata completat Codul de Identificare Fiscala daca apasati pe butonul  programul va prelua de pe Internet datele clientului, completandu-le automat in document. Nu este obligatoriu sa completati informatia referitoare la Codul numeric personal al clientului persoana fizica.

Denumire: reprezinta numele clientului (persoana fizica sau juridica)
Reg. Comertului: specific doar pentru clienti - persoane juridice;
Un numar de identificare corect are formatul [JCF]nn/mmmmmm/aaaa, adica poate incepe cu J sau C sau F, << nn >> reprezinta un numar din maxim 2 cifre, << mmmmmm >> reprezinta un numar din maxim 6 cifre, iar << aaaa >> reprezinta un an valid. Cod Client: (optional) un cod de identificare al clientului.
Adresa: reprezinta adresa clientului (persoana fizica sau juridica - sediul firmei)
Localitate/Judet: reprezinta localitate si judetul de provenienta al clientului (persoana fizica sau juridica).
Tara: se completeaza tara de provenienta a clientului (persoana fizica sau juridica)
IBAN: se completeaza numarul contului bancar al clientului; utilizatorul este avertizat in cazul in care IBAN-ul introdus nu este corect/valid
Banca: dupa introducerea IBAN-ului, programul completeaza automat numele bancii la care are cont clientul
Persoana de contact: se completeaza numele unei persoane de contact, reprezentant al clientului
Telefon: numarul de telefon al clientului
Nota: detaliile referitoare la persoana de contact si umarul de telefon nu apar pe documentul emis (tiparit)
Dintre campurile mentionate mai sus, cele obligatorii sunt Denumire/CIF/Reg Comertului (pt persoane juridice)/Adresa/Localitate/Judet/Tara , restul fiind optionale.

Factura

Data (zz/ll/aaaa) - reprezinta data de emitere a facturii. Aceasta este setata automat de program dar poate fi modificata de utilizator.
Serie - se stabileste seria pentru care doriti emiterea facturii; aceasta serie a fost definita meniul de configurare. Puteti selecta una dintre seriile definite daca exista mai multe astfel de serii.
Numar - este selectat automat de program dupa setarea seriei facturii.
Limba - se selecteaza limba in care se doreste emiterea facturii
Moneda - se selecteaza moneda in care se doreste emiterea facturii; pentru operatiunile interne aceasta este setata automat de program in RON.
Produs/Serviciu - se completeaza cu numele produsului/serviciului urmat a fi achizitionat de catre client
U.M. - reprezinta unitatea de masura a produsului/serviciului (ex: buc, ani)
Cantitate - se trece cantitatea din produsul/serviciul ce urmeaza a fi achizitionat de catre cumparator(are valoare numerica intotdeauna)
Pret - se completeaza pretul unitar al produsului, programul calculand la final, in functie de cantitatea introdusa , pretul total.
Cote TVA - se selecteaza din lista cota TVA aplicata; cotele de TVA sunt definite din meniul programului - Configurare .
Pretul include TVA - se defineste daca pretul unitar introdus contine sau nu TVA, programul calculand automat TVA-ul in ambele situatii.
Butonul Adauga - se selecteaza dupa completarea tuturor campurilor privind noul produs adaugat. Odata adaugat un produs, acesta va aparea in tabelul de produse de pe factura.
Incaseaza acum - se bifeaza daca se doreste incasarea pe loc a facturii (totala sau partiala). In cazul in care Incasarea este una partiala se completeaza suma exacta care se doreste a fi incasata.
Intocmit de - se completeaza numele si prenumele utilizatorului care a emis factura
CNP - se completeaza codul numeric personal al utilizatorului care a emis factura
Aviz de insotire - se completeaza seria si numarul avizului de insotire corespunzator facturii
Data scadentei - se completeaza data scadenta pentru factura emisa
Mentiuni - se completeaza cu date suplimentare care se doresc a fi trecute pe factura curenta (de ex : Preturile au fost calculate la cursul BNR din data de xxx)
Delegat - se completeaza numele Delegatului
Buletin - se completeaza seria si numarul CI delegat
Auto - se completeaza cu numarul de inmatriculare auto delegat

TVA la incasare / Date noi factura

Conform Codului Fiscal modificat prin OUG 111/2013, firmele platitoare de TVA pot opta sa foloseasca sau nu sistemul de plata al TVA la incasarea facturilor. Pentru a afla daca puteti aplica acest sistem, va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.

Conform O.G. 15/2012 si Codului Fiscal art. 155 al. (19) firmele platitoare de TVA care fac obiectul respectivelor normative si care opteaza pentru aplicarea sistemului TVA la incasare pentru incasarile in numerar, trebuie sa mentioneze pe facturile emise valorile TVA incasate, data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Mai multe detalii despre aceste prevederi legale va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.

Conform acelorasi acte normative, firmele neplatitoare de TVA, precum si firmele platitoare dar care fac obiectul exceptiilor din normativele mentionate, trebuie sa mentioneze pe facturile emise data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Mai multe detalii despre aceste prevederi legale va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.

Pentru a face aceasta setare, din meniul Configurare – Date firma - Generale trebuie sa bifati optiunea corespunzatoare in dreptul campului TVA la incasare. In urma acestei setari asupra careia puteti reveni oricand, pe formularul de factura va aparea unul dintre butoanele

Pentru a afla daca puteti aplica acest sistem, va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.

A. TVA la incasare

TVA la incasare - se apasa pe acest buton pentru a deschide fereastra de modificare a informatiilor care trebuie sa apara pe facturi conform prevederilor legale.

In fereastra  lansata se pot adauga/modifica urmatoarele informatii:

TVA la incasare

Foloseste TVA incasare - Optiunea este implicit bifata daca aveti setarea TVA la incasare salvata pe optiunea DA in Configurari - Date firma . Debifati daca NU doriti sa apara mentiunea 'TVA la incasare' pe factura prin debifare, se dezactiveaza optiunea Valori incasate
Valori incasate - Baza incasata / TVA incasat / Total -Pentru facturile incasate partial cu numerar trebuie detaliate valorile colectate si valorile ramase (cu TVA la incasare). Baza incasata - Valoarea fara TVA incasata in numerar (apare evidentiata pe factura). TVA incasat - Valoarea TVA incasata in numerar (apare evidentiata pe factura ca TVA colectat. TVA-ul ramas de incasat apare ca TVA la incasare). Total - Valoarea totala a incasarii in numerar. Puteti modifica aceste valori daca este cazul.

Date suplimentare

Data livrarii - data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare rapida a datei. Bifati daca doriti ca aceasta informatie sa apara pe factura. Aceasta informatie este implicit selectata pentru facturile create pe baza de aviz.
Data incasarii - data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare rapida a datei. Bifati daca doriti ca aceasta informatie sa apara pe factura. Aceasta informatie este implicit selectata pentru facturile create pe baza de documente de incasare (bon fiscal, chitanta) si pentru facturile incasate partial cu numerar la emitere (pentru care s-a bifat Incaseaza acum ).

 

Apasati butonul  pentru salvarea modificarilor.

B. Date noi factura

Date noi factura  - se apasa pe acest buton pentru a deschide fereastra de modificare a datelor care trebuie sa apara pe facturi conform prevederilor legale.

In fereastra lansata se pot adauga/modifica urmatoarele informatii:

Date suplimentare

Data livrarii - data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare rapida a datei. Bifati daca doriti ca aceasta informatie sa apara pe factura. Aceasta informatie este implicit selectata pentru facturile create pe baza de aviz.
Data incasarii - data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare rapida a datei. Bifati daca doriti ca aceasta informatie sa apara pe factura. Aceasta informatie este implicit selectata pentru facturile create pe baza de documente de incasare (bon fiscal, chitanta) si pentru facturile incasate partial cu numerar la emitere (pentru care s-a bifat Incaseaza acum ).

Apasati butonul  pentru salvarea modificarilor.

Pentru campurile de mai sus, programul preia datele necesare din documentele pe baza carora se emite factura. Daca aceste date se modifica in aceasta fereastra, modificarile respective nu se vor reflecta in documentele legate, existente in program.

Spre finalizare factura - apasati pe acest buton pentru a previzualiza factura curenta.

Model factura cu TVA la incasare

Model factura cu date noi

Panoul din stanga ferestrei va permite sa selectati modelul dorit pentru factura, aveti posibilitatea de a alege intre Model 1, Model 2 si Model 3
De asemenea puteti selecta modalitatea de tiparire dorita pentru factura, aveti posibilitatea de a alege intre:

Finalizare Factura - se apasa pe acest buton pentru a finaliza factura curenta.
Exporta ca PDF - se foloseste pentru a salva factura in format PDF
Tiparire - se utilizeaza in vederea tiparirii facturii direct din program (verificati setarile imprimantei si daca aceasta este conectata la calculatorul dumneavoastra)
E-Mail - se utilizeaza in vederea trimiterii prin email direct din program a facturii(trebuie configurat programul inainte de a putea efectua trimiterea prin email)

Documentul se poate tipari sau trimite prin email direct din program dupa finalizarea documentului.

Atentie: In cazul in care emiteti un volum mare de documente puteti realiza eficient si rapid aceasta operatiune prin folosirea butonului Factura noua !

Modifica rea manuala a valorilor totale de pe documente

Programul va permite sa interveniti pentru a ajusta manual totalurile calculate la emiterea documentului. Pentru a putea modifica manual una dintre valorile: Total fara TVA ; Total TVA; TOTAL GENERAL trebuie sa dati dublu clik in campul corespunzator.

Modificarea adusa valorii calculate initial de program nu trebuie sa depaseasca 1 RON/EURO/USD (sau alta moneda). Daca suma introdusa prezinta diferente mai mari de o unitate (1) fata de valoarea calculata nu veti putea finaliza documentul. Dvs. va revine intreaga responsabilitate asupra sumelor introduse.
Pentru a va avertiza ca s-au efectuat modificari ale valorilor initiale, programul aplica o culoare diferita celor trei campuri referitoare la valorile totale ale documentului.

Daca ulterior modificarii manuale, adaugati (stergeti) produse in (din) document, editati cantitatea produselor adaugate, schimbati precizia documentului totalurile sunt recalculate automat, pierzandu-se toate modificarile efectuate asupra totalurilor.
Modificarile efectuate asupra totalurilor se vor reflecta si in cazul stornarilor si in cazul documentele recurente. De asemenea daca pe baza documentelor astfel editate vor fi emise alte documente, modificarile aduse totalurilor se vor pastra.
Important: aceste modificari manuale afecteaza exclusiv totalurile facturii, programul nu va modifica automat si valorile calculate pe fiecare linie corespunzatoare unui produs.
Nu este recomandat sa modificati sumele totale ale facturii daca doriti sa o incasati cu Bon fiscal deoarece aceste modificari manuale ale valorilor totale de pe factura nu se vor reflecta si in Bonul fiscal emis din program.
Recomandarea noastra este sa nu realizati modificari ale valorilor calculate automat de program decat in situatii exceptionale, atunci cand considerati ca este neaparata nevoie.


Copyright 2007-2013 Smart Bill