Completarea unei Facturi
Pentru a emite o factura noua, selectati din meniul programului Emitere - Factura
Client existent
Un client existent poate fi selectat din lista clientilor aflati in Nomenclator clienti. Pe masura ce completati denumirea clientului, programul va sugereaza toti clientii existenti in Nomenclator, a caror denumire se potriveste cu ceea ce scrieti. Alegeti clientul dorit, datele sale vor fi completate automat si nu sunt editabile.
Client nou
CIF/CNP:
reprezinta Codul de Identificare Fiscala al firmei client sau Codul numeric
personal al persoanei fizice client. Odata completat Codul de Identificare
Fiscala daca apasati pe butonul
programul va prelua de pe Internet datele clientului, completandu-le automat in
document. Nu este obligatoriu sa completati informatia referitoare la Codul
numeric personal al clientului persoana fizica.
Denumire:
reprezinta numele clientului (persoana fizica sau juridica)
Reg.
Comertului: specific doar pentru clienti - persoane juridice;
Un
numar de identificare corect are formatul [JCF]nn/mmmmmm/aaaa, adica poate
incepe cu J sau C sau F, << nn >> reprezinta un numar din maxim 2
cifre, << mmmmmm >> reprezinta un numar din maxim 6 cifre, iar
<< aaaa >> reprezinta un an valid. Cod Client: (optional) un cod de
identificare al clientului.
Adresa: reprezinta adresa
clientului (persoana fizica sau juridica - sediul
firmei)
Localitate/Judet:
reprezinta localitate si judetul de
provenienta al clientului (persoana fizica sau
juridica).
Tara: se completeaza tara de provenienta a
clientului (persoana fizica sau juridica)
IBAN: se
completeaza numarul contului bancar al clientului; utilizatorul este avertizat
in cazul in care IBAN-ul introdus nu este
corect/valid
Banca: dupa introducerea IBAN-ului, programul
completeaza automat numele bancii la care are cont clientul
Persoana
de contact: se completeaza numele unei persoane de contact,
reprezentant al clientului
Telefon: numarul de telefon al
clientului
Nota: detaliile referitoare la persoana de
contact si umarul de telefon nu apar pe documentul emis (tiparit)
Dintre campurile mentionate mai sus, cele obligatorii sunt
Denumire/CIF/Reg Comertului (pt persoane
juridice)/Adresa/Localitate/Judet/Tara
, restul fiind optionale.
Factura
Data
(zz/ll/aaaa) - reprezinta data de emitere a facturii. Aceasta este setata
automat de program dar poate fi modificata de utilizator.
Serie - se stabileste seria pentru care doriti emiterea
facturii; aceasta serie a fost definita meniul de configurare. Puteti selecta
una dintre seriile definite daca exista mai multe astfel de
serii.
Numar - este selectat automat de program dupa setarea
seriei facturii.
Limba - se selecteaza limba in care se
doreste emiterea facturii
Moneda - se selecteaza moneda in
care se doreste emiterea facturii; pentru operatiunile interne aceasta este
setata automat de program in RON.
Produs/Serviciu - se
completeaza cu numele produsului/serviciului urmat a fi achizitionat de catre
client
U.M. - reprezinta
unitatea de masura a produsului/serviciului (ex:
buc, ani)
Cantitate - se trece
cantitatea din produsul/serviciul ce urmeaza a fi achizitionat de catre
cumparator(are valoare numerica intotdeauna)
Pret - se
completeaza pretul unitar al produsului, programul calculand la final, in
functie de cantitatea introdusa , pretul total.
Cote TVA - se
selecteaza din lista cota TVA aplicata; cotele de TVA sunt definite din meniul
programului - Configurare
.
Pretul include TVA - se
defineste daca pretul unitar introdus contine sau nu TVA, programul calculand
automat TVA-ul in ambele situatii.
Butonul
Adauga - se selecteaza dupa completarea tuturor campurilor
privind noul produs adaugat. Odata adaugat un produs, acesta va aparea in
tabelul de produse de pe factura.
Incaseaza
acum - se bifeaza daca se doreste incasarea pe loc a
facturii (totala sau partiala). In cazul in care Incasarea este una partiala se
completeaza suma exacta care se doreste a fi incasata.
Intocmit
de - se completeaza numele si prenumele utilizatorului care a emis
factura
CNP - se completeaza codul numeric personal al
utilizatorului care a emis factura
Aviz de insotire - se
completeaza seria si numarul avizului de insotire corespunzator facturii
Data scadentei - se completeaza data scadenta pentru
factura emisa
Mentiuni - se completeaza cu date
suplimentare care se doresc a fi trecute pe factura curenta (de ex : Preturile
au fost calculate la cursul BNR din data de xxx)
Delegat -
se completeaza numele Delegatului
Buletin - se completeaza
seria si numarul CI delegat
Auto - se completeaza cu numarul de
inmatriculare auto delegat
Conform Codului Fiscal modificat prin OUG 111/2013, firmele platitoare de TVA pot opta sa foloseasca sau nu sistemul de plata al TVA la incasarea facturilor. Pentru a afla daca puteti aplica acest sistem, va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.
Conform O.G. 15/2012 si Codului Fiscal art. 155 al. (19) firmele platitoare de TVA care fac obiectul respectivelor normative si care opteaza pentru aplicarea sistemului TVA la incasare pentru incasarile in numerar, trebuie sa mentioneze pe facturile emise valorile TVA incasate, data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Mai multe detalii despre aceste prevederi legale va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.
Conform acelorasi acte normative, firmele neplatitoare de TVA, precum si firmele platitoare dar care fac obiectul exceptiilor din normativele mentionate, trebuie sa mentioneze pe facturile emise data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii. Mai multe detalii despre aceste prevederi legale va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.
Pentru a face aceasta setare, din meniul Configurare – Date firma - Generale trebuie sa bifati optiunea corespunzatoare in dreptul campului TVA la incasare. In urma acestei setari asupra careia puteti reveni oricand, pe formularul de factura va aparea unul dintre butoanele
Pentru a afla daca puteti aplica acest sistem, va rugam sa luati legatura cu contabilul dvs.
TVA la incasare - se apasa pe acest buton pentru a deschide fereastra de modificare a informatiilor care trebuie sa apara pe facturi conform prevederilor legale.
In fereastra lansata se pot adauga/modifica urmatoarele informatii:
TVA la incasare
Foloseste TVA incasare
- Optiunea este implicit bifata daca aveti
setarea TVA la incasare salvata pe optiunea DA in
Configurari - Date firma
. Debifati daca NU doriti sa apara mentiunea 'TVA la incasare' pe factura prin
debifare, se dezactiveaza optiunea Valori incasate
Valori incasate - Baza
incasata / TVA incasat / Total
-Pentru facturile incasate partial cu numerar trebuie detaliate valorile colectate
si valorile ramase (cu TVA la incasare). Baza incasata - Valoarea
fara TVA incasata in numerar (apare evidentiata pe factura). TVA
incasat - Valoarea TVA incasata in numerar (apare evidentiata pe
factura ca TVA colectat. TVA-ul ramas de
incasat apare ca TVA la incasare).
Total
- Valoarea totala a incasarii in
numerar. Puteti modifica aceste valori daca este cazul.
Date suplimentare
Data livrarii - data la care au fost livrate
bunurile/prestate serviciile, in masura in care aceasta
data este anterioara datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare
rapida a datei. Bifati daca doriti ca aceasta informatie
sa apara pe factura. Aceasta informatie este implicit selectata pentru
facturile create pe baza de aviz.
Data incasarii - data
incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara
datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare rapida a datei. Bifati daca
doriti ca aceasta informatie sa apara pe factura. Aceasta informatie
este implicit selectata pentru facturile create pe baza de documente
de incasare (bon fiscal, chitanta) si pentru facturile incasate partial cu
numerar la emitere (pentru care s-a bifat Incaseaza
acum
).
Apasati
butonul pentru
salvarea modificarilor.
Date noi factura - se apasa pe acest buton pentru a deschide fereastra de modificare a datelor care trebuie sa apara pe facturi conform prevederilor legale.
In fereastra lansata se pot adauga/modifica urmatoarele informatii:
Date suplimentare
Data livrarii - data la care au fost livrate
bunurile/prestate serviciile, in masura in care aceasta
data este anterioara datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare
rapida a datei. Bifati daca doriti ca aceasta informatie
sa apara pe factura. Aceasta informatie este implicit selectata pentru
facturile create pe baza de aviz.
Data incasarii - data
incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara
datei emiterii facturii. Folositi butonul calendar pentru selectare rapida a datei. Bifati daca
doriti ca aceasta informatie sa apara pe factura. Aceasta informatie
este implicit selectata pentru facturile create pe baza de documente
de incasare (bon fiscal, chitanta) si pentru facturile incasate partial cu
numerar la emitere (pentru care s-a bifat Incaseaza
acum
).
Apasati butonul pentru salvarea
modificarilor.
Pentru campurile de mai sus, programul preia datele necesare din documentele pe baza carora se emite factura. Daca aceste date se modifica in aceasta fereastra, modificarile respective nu se vor reflecta in documentele legate, existente in program.
Spre finalizare factura - apasati pe acest buton pentru a previzualiza factura curenta.
Panoul din stanga
ferestrei va permite sa selectati modelul dorit pentru factura,
aveti posibilitatea de a alege intre Model 1, Model 2 si Model 3
De asemenea puteti selecta modalitatea de tiparire dorita
pentru factura, aveti posibilitatea de a alege intre:
Finalizare Factura - se apasa
pe acest buton pentru a finaliza factura curenta.
Exporta ca PDF - se
foloseste pentru a salva factura in format PDF
Tiparire - se utilizeaza in
vederea tiparirii facturii direct din program (verificati setarile imprimantei
si daca aceasta este conectata la calculatorul dumneavoastra)
E-Mail - se utilizeaza in vederea
trimiterii prin email direct din program a facturii(trebuie configurat programul
inainte de a putea efectua trimiterea prin
email)
Documentul se poate tipari sau trimite prin email direct din program dupa finalizarea documentului.
Atentie: In cazul in care emiteti un volum mare de documente puteti realiza eficient si rapid aceasta operatiune prin folosirea butonului Factura noua !
Modifica rea manuala a valorilor totale de pe documente
Programul va permite sa interveniti pentru a ajusta manual totalurile calculate la emiterea documentului. Pentru a putea modifica manual una dintre valorile: Total fara TVA ; Total TVA; TOTAL GENERAL trebuie sa dati dublu clik in campul corespunzator.
Modificarea adusa valorii calculate initial de program nu
trebuie sa depaseasca 1 RON/EURO/USD (sau alta moneda). Daca
suma introdusa prezinta diferente mai mari de o unitate (1)
fata de valoarea calculata nu veti putea finaliza documentul.
Dvs. va revine intreaga
responsabilitate asupra sumelor introduse.
Pentru a va avertiza ca s-au
efectuat modificari ale valorilor initiale, programul aplica o culoare diferita
celor trei campuri referitoare la valorile totale ale documentului.
Daca
ulterior modificarii manuale, adaugati
(stergeti) produse in (din) document, editati cantitatea
produselor adaugate, schimbati precizia documentului totalurile sunt recalculate
automat, pierzandu-se toate modificarile efectuate asupra
totalurilor.
Modificarile efectuate asupra totalurilor se vor reflecta si in cazul
stornarilor si in cazul documentele recurente. De asemenea daca pe baza
documentelor astfel editate vor fi emise alte documente, modificarile aduse
totalurilor se vor pastra.
Important: aceste modificari manuale afecteaza
exclusiv totalurile facturii, programul nu va modifica automat si valorile
calculate pe fiecare linie corespunzatoare unui produs.
Nu este recomandat sa modificati sumele totale ale facturii
daca doriti sa o incasati cu Bon fiscal deoarece
aceste modificari manuale ale valorilor totale de pe factura nu se vor reflecta
si in Bonul fiscal
emis din program.
Recomandarea noastra este sa nu
realizati modificari ale valorilor calculate automat de program decat in
situatii exceptionale, atunci cand considerati ca este neaparata
nevoie.